De acuerdo al sitio emprendepyme.net un inventario se refiere: “a todos los productos y materias primas que posee la empresa y que son potenciales para la futura venta y que proporcione beneficios a la organización.”
Qué hay, qué falta, de qué tienes exceso, cuánto cuesta cada pieza en almacén, qué caducará en un corto plazo, cuáles artículos necesitarás próximamente, estas y otras cuestiones se resuelven con un buen control de inventarios.
Si eres de los que piensan que el control de inventarios es para empresas grandes, te diré que es una creencia común entre emprendedores, porque le apuestan suficiente su memoria para establecer las necesidades presentes y futuras de su negocio. Además, pareciera ser muy complicado, normalmente pensarías que una empresa grande tiene sus sistemas de inventarios cuando ya tiene un gran tamaño, cuando lo que en realidad les permite desarrollarse es tener un adecuado sistema de inventarios.
Y antes de que digas que eres un negocio pequeño que no necesita eso, ¿dónde produces? ¿dónde guardas tu mercancía y tus insumos? Si lo haces en tu casa, posiblemente pienses que es gratis. Reflexiona, si tuvieras que pagar por ese espacio, ¿cuánto sería lo que alguien te cobre? Si pagas por un local, sabes lo importante que es poder vender lo más posible en ese sitio. Y ¿qué haces con lo que no se vende para que no se eche a perder? Eso también significa pérdidas.
Tenerlo permite planear las compras de la empresa, determinar tendencias de acuerdo a las temporadas, saber cuánto dinero hay parado en forma de inventario, qué productos generan mayor ganancia, cuáles urge vender antes que caduquen o perder vigencia o pasen de moda (¿alguien recuerda los spinners?), evitar el robo hormiga (pocas unidades, pero de forma frecuente) de clientes y/o empleados, entre otras cosas.
También facilita conocer las entradas y salidas futuras de efectivo diarias, semanales y mensuales lo que permitirá anticipar grandes salidas de dinero (cuando el producto o servicio presente temporadas fuertes), eso evitará endeudamientos de último momento para satisfacer las necesidades de producción y no se quedará mal con los compradores porque todos sabemos que un cliente enojado no volverá a comprar e incluso hablará mal de la empresa a sus conocidos y amigos, diario se viralizan historias así.
Una vez que se tiene control del inventario, los costos se reducen ya que no hay compras de pánico, ni el producto se echa a perder, permite mantener una calidad estándar ya que las adquisiciones se hacen con los proveedores adecuados y permite ahorrar porque se pueden planear adquisiciones por volumen.
Pérdidas, desorden y exceso de inventario son enemigos de los costos, ya que cualquiera de los 3 o una combinación de todos, eleva el dinero requerido para tener funcionando el negocio, además, existe la garantía que ante tal desorden el cliente no reciba lo que espera. Además, eso se traduce en entregas tardías, defectuosas (que generan más costos por reprocesos). Es por esto, que a toda pequeña empresa le urge tener sistemas de control de inventarios.
En 2020 vimos que las empresas de mensajería tardaron más de lo habitual en las entregas en productos electrónicos: en primera porque no había suficientes ya que la demanda creció muchísimo y los comercializadores carecían de ellos, en segunda porque la cantidad de vehículos era insuficiente para distribuir toda la mercancía.
Eso motivó a que Mercado Libre invirtiera en México mil millones de dólares, a fin de mejorar todos sus procesos, disminuir tiempos de entrega y competir eficientemente contra Amazon.
